Tracko 使用情境
所以 Tracko 是什麼樣的系統？
是把你原本卡住的流程，
變成看得到、追得到、管得到
從 HR 到 IT，從請購到稽核，只要是需要填、需要簽、需要追、需要提醒、需要留紀錄的工作，都能交給 Tracko 一站處理。
你的部門，今天可能正在用哪種方式處理這些事
一份留任面談表，從發出到彙整不用再對 Excel
HR 每季要跟幾十位主管收面談紀錄，過去靠 Email 收 Word 檔，光是彙整格式就要花好幾天。用 Tracko 建一次表單，主管直接線上填，HR 後台看到的是已經彙整好的表格，不用再手動貼一次。
- 員工異動 / 留任面談表單
- 教育訓練報名與簽到彙整
- 職缺內部推薦表
- 到職 / 離職交接清單追蹤
- 年度考核填報彙整
IT 需求不用再排隊等 Email，也不用一直被追問「好了沒」
同仁申請開防火牆，過去用信件往返確認需求、簽核、轉派工程師，一來一回誰也講不清楚卡在哪。改用 Tracko，申請單送出直接進簽核流程，核准後自動派工，MIS 主管在後台就能看到全部案件卡在哪一關，不用再一封封信翻。
- API 連線服務申請單
- 防火牆開通申請
- 資產盤點與領用登記
- IT 工單管理（報修、需求、進度回報）
- 系統帳號權限申請
設備借用、出差申請，不用再靠紙本簽名跑三個部門
出差申請過去要簽核主管、行政、財務三關紙本，任何一關卡住整個流程就停在那裡不知道。用 Tracko 設定好簽核關卡，同仁隨時上系統看自己申請卡在哪一關，行政也不用再追著問「單子在誰手上」。
- 設備借用申請表
- 出差申請與核銷追蹤
- 資產領用 / 移交單
- 會議室 / 公務車預約登記
- 職缺推薦表
請購到核准，全程留紀錄，不怕事後對不上帳
請購單過去用紙本或 Excel 簽轉，事後想查某筆採購當初是誰核准、什麼時候核准，常常要翻信箱翻很久。Tracko 把每一筆請購從申請、比價到核准全部留下時間戳記，稽核要查資料直接匯出，不用再重建流程。
- 請購申請單
- 供應商報價比較表
- 採購核准流程追蹤
- 訂購與到貨進度回報
- 合約續約提醒
報表彙整不用再等每個部門回填 Excel
月底要跟十幾個部門收預算執行狀況，過去等於是十幾份格式不一的 Excel 要人工合併。改用 Tracko 統一表單欄位，各部門自己填，財務端看到的直接是彙整好、可以篩選匯出的報表。
- 費用報銷申請
- 預算執行進度回報
- 各部門月報彙整
- 財務備查事項登記簿
- 稽核缺失追蹤表
合約、法遵記錄，隨時可查、隨時可稽
法遵稽核最怕的就是「資料散各處、主管一句話全員加班找」。Tracko 把每一筆稽核紀錄、改善追蹤都留在系統裡，要查歷史紀錄直接篩選匯出，不用臨時動員翻檔案。
- 合約審閱進度追蹤
- 法遵稽核缺失追蹤表
- 自行查核表
- 改善計畫追蹤表
- 防護需求等級評估表
弱點修補進度不再靠人工盯進度表
資安弱點從發現到修補完成常常橫跨多個系統負責人，過去用 Excel 追蹤，狀態更新永遠慢半拍。Tracko 讓每一筆弱點案件從指派、修補到驗證都在同一條時間軸上，資安主管一眼看到哪些案件超過修補期限。
- 弱點掃描追蹤表
- 情資案件追蹤
- 資產清冊管理
- 風險評鑑清冊
- 內部稽核改善追蹤單
品質異常從發現到改善，全程可追溯
品質異常過去常常是口頭交辦、事後想不起來當初改善方案是誰提的、進度到哪。Tracko 把每一筆異常從回報、指派改善負責人到驗證結案，全部留下紀錄，事後追溯不用再靠記憶。
- 品質異常回報單
- 改善對策追蹤表
- 稽核缺失彙整
- 校務 / 業務會議交辦事項追蹤
- 專案進度回報
一張表單，從送出到結案，
實際會發生什麼事
以最常見的「請購申請」為例，看看一個流程在 Tracko 裡完整跑過一次是什麼樣子。
達到 省錢、省時、省紙、省力、省空間 的效益
