案例一：國立科技大學秘書室以 Tracko 集中管理 27 個行政及教學單位的會議交辦進度

過去，秘書室透過電話或 Email 向各處室及系所催繳週報、月報與會議交辦進度。承辦人員回覆資料前，需要填寫紙本結案單並送主管簽核。秘書室收到資料後，還要處理格式和版本不一的檔案，才能彙整內容並製作報表。

導入 Tracko 後，秘書室可為交辦案件設定限辦日，系統會通知負責人處理待填報案件。案件逾期時，也會提醒秘書室與案件負責人，減少逐一透過電話或 Email 催辦的工作。

此外，各單位過往的回報內容會保留在系統中，供秘書室依會議或主管需求製作報表。主管則可在線上查看各單位的填報進度與回覆意見，並完成簽核。原本需要填寫紙本結案單的作業也轉為線上處理，協助該校進一步推動校園無紙化。

案例二：國立大學以 Tracko 管理跨 22 縣市的教育活動資料填報

為了協助主管機關掌握各地教育活動的辦理情況，校方需要收集並彙整來自 22 縣市的填報資料。由於教育政策與資料蒐集需求逐年改變，表單欄位也必須跟著調整，但原有系統缺乏彈性，部分資料仍仰賴大量文字輸入，後續難以依條件篩選及製作報表。若地方單位未在期限內完成填報，管理人員仍需透過電話或 Email 逐一催辦，後續還要彙整成果並追查進度。在原有作業方式下，完成這些工作合計約需 2～3 天。

採用 Tracko 後，管理人員可依每週、每月或每季的辦理週期設定提醒，也能為個別案件設定限辦日期。當案件即將到期或已逾期時，系統會發出提醒，減少逐一透過電話或 Email 催辦的工作。此外，管理人員可依需求新增欄位或調整名稱，並將原本需要輸入大量文字的項目改為勾選選項，方便後續依條件篩選。資料收集完成後，管理人員可依條件產出報表，掌握各地活動的執行情況。

案例三：跨校區大學以 Tracko 推動經費核銷無紙化

由於校區分處兩地，紙本簽核文件過去需要在不同校區之間往返。為了減少這類紙本作業，校方從經費核銷著手推動無紙化。

導入初期，校方選擇薪資造冊申請作為第一個上線流程，參與單位包含出納、主計、人事及秘書室。顧問先與各單位確認現行作業、簽核順序與資料需求，再將表單與流程建置到 Tracko。流程上線後，相關作業改為線上申請與簽核，省去紙本文件在不同校區之間往返的過程。申請與簽核資料則集中保留在同一個平台。

隨著無紙化作業逐步展開，校方也遇到外部查核需求。相關文件原本分散在不同處室，承辦人員需要逐一找出申請、簽核與核銷資料，查核人員也難以從同一處掌握完整過程。由於部分表單與流程涉及機密資料，Tracko 可配合自然人憑證與校方既有的憑證系統。外部查核時，查核人員可直接透過平台調閱申請內容與簽核紀錄，減少承辦人員到不同處室逐一找資料的工作。

這次導入從經費核銷無紙化開始，後續再將查核所需資料集中於 Tracko，校方因此能在同一平台處理線上簽核與查核資料調閱。