Tracko 多源智慧追蹤平台在大專校院的應用情境包含跨處室表單與簽核、跨地區資料填報，以及經費核銷無紙化。
當校內行政作業涉及多個處室、填報對象或簽核節點時，承辦人員往往需要追蹤案件進度、催辦尚未完成的項目，並彙整來自不同單位的資料。Tracko 可將表單、負責單位、限辦日期、回報內容與簽核紀錄集中在同一個平台，協助管理人員掌握辦理狀態，並依需求進行資料查詢、報表產出與後續調閱。
案例一：國立大學以 Tracko 整合跨處室表單與多層級簽核流程
校內許多行政作業需要透過表單收集資料，包括論文與研究成果填報、活動與競賽資料、校務評鑑等。過去資料透過 Excel 收集，承辦人員除了需要人工彙整，也不容易即時掌握各單位的填報進度。紙本流程則可能遇到簽核意見空間不足、文件遺失，或承辦人員難以隨時查看目前辦理進度等問題。隨著參與單位與簽核層級增加，校方也希望能更清楚掌握每張表單的填寫與辦理狀況。
延伸閱讀：Tracko 如何協助大專校院進行校務評鑑資料收集與彙整
導入 Tracko 後，校方逐步將申請、資料收集與簽核流程搬到線上，目前應用已涵蓋人事、研發、資訊及校務研究等多個行政單位。例如，人事單位可用於離職會簽；資訊單位可處理資料庫權限申請；校務研究單位則可進行 KPI 資料調查。針對有填報期限的資料收集案件，系統可依設定時間自動提醒承辦人員，減少人工逐一追蹤的工作。
由於大學行政人員可能同時兼任不同職務，實際簽核流程也會出現同一人在不同角色間送審的情況。Tracko 可讓使用者在同一帳號下切換兼辦身分，依不同職務進入相對應的流程，降低多重身分造成的簽核問題。管理人員也能查看案件目前所在的處理節點及停留時間，進一步掌握流程進度。
案例二：國立大學以 Tracko 管理跨 22 縣市的教育活動資料填報
為了協助主管機關掌握各地教育活動的辦理情況，校方需要收集並彙整來自 22 縣市的填報資料。由於教育政策與資料蒐集需求逐年改變，表單欄位也必須跟著調整，但原有系統缺乏彈性，部分資料仍仰賴大量文字輸入，後續難以依條件篩選及製作報表。若地方單位未在期限內完成填報，管理人員仍需透過電話或 Email 逐一催辦，後續還要彙整成果並追查進度。在原有作業方式下，完成這些工作合計約需 2～3 天。
採用 Tracko 後，管理人員可依每週、每月或每季的辦理週期設定提醒，也能為個別案件設定限辦日期。當案件即將到期或已逾期時，系統會發出提醒，減少逐一透過電話或 Email 催辦的工作。此外，管理人員可依需求新增欄位或調整名稱，並將原本需要輸入大量文字的項目改為勾選選項，方便後續依條件篩選。資料收集完成後，管理人員可依條件產出報表，掌握各地活動的執行情況。
案例三：跨校區大學以 Tracko 推動經費核銷無紙化
由於校區分處兩地，紙本簽核文件過去需要在不同校區之間往返。為了減少這類紙本作業，校方從經費核銷著手推動無紙化。
導入初期，校方選擇薪資造冊申請作為第一個上線流程，參與單位包含出納、主計、人事及秘書室。顧問先與各單位確認現行作業、簽核順序與資料需求，再將表單與流程建置到 Tracko。流程上線後，相關作業改為線上申請與簽核，省去紙本文件在不同校區之間往返的過程。申請與簽核資料則集中保留在同一個平台。
隨著無紙化作業逐步展開，校方也遇到外部查核需求。相關文件原本分散在不同處室，承辦人員需要逐一找出申請、簽核與核銷資料，查核人員也難以從同一處掌握完整過程。由於部分表單與流程涉及機密資料，Tracko 可配合自然人憑證與校方既有的憑證系統。外部查核時，查核人員可直接透過平台調閱申請內容與簽核紀錄，減少承辦人員到不同處室逐一找資料的工作。
這次導入從經費核銷無紙化開始，後續再將查核所需資料集中於 Tracko，校方因此能在同一平台處理線上簽核與查核資料調閱。
Tracko 適合協助哪些大專校院行政流程？
Tracko 適合用在需要跨單位追蹤、週期性填報或線上簽核的行政流程。若校內出現以下作業情況，可對照三個案例評估適用範圍：
- 1. 跨處室申請、資料收集或多層級簽核流程，承辦人員需要掌握填報與案件辦理進度。
- 2.填報單位在不同地區，表單欄位需時長改動，管理人員需處理逾期催辦與成果彙整。
- 3.紙本文件需要跨校區傳送，完成簽核後的相關資料仍需集中，供查核人員調閱。
